Foire aux questions sur les pratiques de l’OPIC concernant les paiements

Cette foire aux questions (FAQ) a été élaborée en tant que ressource pour les clients afin d'aider à clarifier les changements concernant les pratiques de paiement de l'OPIC et la mise en place d'un formulaire de paiement des frais. Cliquez sur l'un des sujets suivants ou faites dérouler la page jusqu'à la question qui vous intéresse. Pour toute autre question, veuillez communiquer avec le Centre de services à la clientèle, au 1-866-997-1936.

Sujets de la FAQ


Questions générales concernant le processus de paiement et le formulaire de paiement des frais

  1. Q: Pourquoi l'OPIC a-t-il mis en place le formulaire de paiement des frais et quand dois-je commencer à l'utiliser?

    R : Actuellement, l'OPIC reçoit chaque année plus de 800 000 documents sur support papier. L'OPIC a mis en place le formulaire de paiement des frais afin de mieux protéger les données financières des clients, de simplifier le traitement des paiements sur support papier et d'améliorer l'acheminement des demandes connexes au sein de l'OPIC. Le formulaire offre également aux clients un outil pour les aider à faire la transition vers les nouvelles pratiques de paiement qui sont entrées en vigueur le 8 juin 2009. La création de ce formulaire repose sur les pratiques exemplaires d'autres offices de la PI, les commentaires du personnel chargé des opérations et des politiques et les consultations menées auprès de nos clients, en novembre et décembre 2008.

  2. Une autre version du formulaire de paiement des frais (FPF) sera-t-elle lancée ultérieurement?

    R : Le FPF de l’OPIC est grandement utilisé par nos clients. Celui-ci facilite le traitement de données et permet de répondre aux besoins organisationnels de nos clients. L’OPIC ne planifie donc pas de lancer une nouvelle version puisque le présent formulaire nous aide à améliorer continuellement la qualité de service que nous offrons sur une base quotidienne.

  3. Q : Est-ce que l'utilisation du formulaire de paiement des frais est obligatoire?

    R : L'OPIC recommande fortement l'utilisation du formulaire de paiement des frais si vous envoyez votre paiement par la poste, par télécopieur ou si vous le remettez en main propre. L'utilisation du formulaire accroît la sécurité de vos données financières car l'information qui y figure ne fera pas partie du dossier associé à la demande et ne sera pas mise à la disposition du public. Le formulaire permet également de limiter les retards attribuables au traitement du courrier et le nombre de paiements crédités de façon erronée.

    Pour un traitement plus rapide, vous pouvez continuer à faire certains paiements en ligne, par l'intermédiaire des services de dépôt électronique de l'OPIC, puisque ces services assurent également la sécurité de vos données financières.

  4. Q : Est-ce que le formulaire de paiement des frais constitue la seule méthode pour effectuer un paiement pour le moment?

    R : Non, les services de dépôt électronique de l'OPIC sont une façon plus rapide et plus pratique d'effectuer des paiements. Le formulaire est destiné aux paiements envoyés par la poste, par télécopieur ou remis en main propre.

  5. Q : Devons-nous soumettre nos documents (comme la correspondance d'accompagnement) avec le formulaire?

    R : Oui, toute information plus détaillée, telle que des renseignements concernant les motifs pour lesquels les frais sont payés ou toute information relative au traitement d'une demande, doit être présentée dans un document distinct (p. ex. dans la correspondance d'accompagnement). L 'envoi d'un paiement à l'aide du formulaire ne dispense pas le client de prendre les mesures requises pour satisfaire aux exigences des lois et règlements pertinents. L'information fournie dans le formulaire ne fait pas partie du dossier principal associé à une demande ou à toute autre procédure. L'OPIC ne met pas cette information à la disposition du public.

    De plus, afin de faciliter le traitement de votre paiement, veuillez nous fournir de brèves instructions concernant le motif de votre paiement dans le champ « Motif du paiement » (voir la section 2 du formulaire : Renseignements sur la demande, l'enregistrement ou le brevet).

  6. Q : Dois-je utiliser le formulaire de paiement des frais pour réapprovisionner mon compte de dépôt?

    R : Oui, le formulaire de paiement des frais devrait être utilisé pour réapprovisionner un compte de dépôt ou envoyer un paiement à l'OPIC par la poste ou par télécopieur ou le remettre en main propre.

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    Questions concernant la façon d'utiliser et de remplir le formulaire de paiement des frais

  7. Q : Où puis-je obtenir une copie du formulaire sur support papier?

    R : Le formulaire peut être téléchargé en ligne pour ensuite être imprimé. Vous pouvez également soumettre une demande en ligne ou communiquer avec le Centre de services à la clientèle (1-866-997-1936) afin que l'on vous envoie le formulaire par la poste.

  8. Q: Comment puis-je télécharger et sauvegarder le formulaire?

    R : Pour télécharger le formulaire de paiement des frais, vous n'avez qu'à cliquer sur le lien PDF ci-dessous et à sauvegarder le fichier. Vous pouvez ensuite remplir le formulaire et de l'imprimer à partir de votre ordinateur. Vous pouvez également cliquer sur le lien XHTML ci-dessous, remplir le formulaire en ligne et ensuite l'imprimer.
    Formulaire de paiement des frais (PDF - 1.17 Mo - 2 pages)
    Formulaire de paiement des frais (XHTML)

  9. Q : Quelle version d'Adobe Acrobat Reader est requise pour utiliser le formulaire en format PDF?

    R :Pour visualiser et utiliser adéquatement le formulaire de paiement des frais de l'OPIC, il est recommandé d'utiliser la version 8 d'Adobe Acrobat (standard ou professionnel) ou une version plus récente.

    Pour vérifier quelle version d'Acrobat Reader vous utilisez, cliquez sur le bouton « Démarrer » au bas et à gauche de votre écran, sélectionnez « Programmes » de la liste. Une liste de vos programmes apparaîtra et le numéro de la version de Adobe Reader que vous utilisez (par ex, Adobe Reader 8) sera parmi la liste des programmes.

  10. Q : Comment puis-je afficher le formulaire avec une autre version d'Adobe Acrobat Reader (autre que la version 8)?

    R : Si vous utilisez une autre version d'Adobe Acrobat Reader que la version 8, vous devez premièrement télécharger et sauvegarder le formulaire sur votre ordinateur afin que le formulaire puisse fonctionner correctement. Ensuite, ouvrez votre logiciel Adobe Acrobat Reader et sélectionnez « fichier » du menu en haut, en puis sélectionnez « ouvrir » du menu déroulant. Une nouvelle fenêtre ouvrira dans laquelle vous pouvez récupérer le fichier que vous avez sauvegardé sur votre ordinateur.

  11. Q : Est-ce que je peux sauvegarder et réutiliser l'information une fois qu'elle est saisie dans le formulaire?

    R : Oui, l'information saisie dans le formulaire en format PDF peut être sauvegardée et conservée dans votre ordinateur.

  12. Q : Puis-je remplir le formulaire à la main ou dois-je le remplir à l'ordinateur (ou en ligne) et ensuite l'imprimer?

    R : Les trois méthodes (à la main, en ligne ou à votre ordinateur) sont acceptées par l'OPIC. Vous pouvez choisir l'option qui vous convient le mieux. Veuillez noter que l'OPIC exige que le formulaire soit envoyé par la poste, par télécopieur ou remis en main propre et n'accepte pas les formulaires envoyés par courriel.

    Pour un traitement plus rapide, vous pouvez continuer à faire certains paiements en ligne, par l'intermédiaire des services de dépôt électronique de l'OPIC, puisque ces services assurent également la sécurité de vos données financières.

  13. Q : Comment dois-je envoyer le formulaire à l'OPIC?

    R : Les clients peuvent envoyer le formulaire par la poste, par télécopieur ou le remettre en main propre. Veuillez consulter la page Contactez-nous pour connaître le numéro de télécopieur et l'adresse postale de l'OPIC. Pour plus de détails sur notre processus d'envoi par télécopieur, veuillez consulter les procédures de correspondance de l'OPIC.

  14. Q : Est-il nécessaire de remplir ce champ si je n'ai pas de numéro de demande, d'enregistrement ou de brevet?

    R : Si vous n'avez pas déjà de numéro de demande, alors il n'est pas nécessaire de remplir ce champ. Si vous soumettez une nouvelle demande, vous ne recevrez votre numéro de demande qu'une fois la requête traitée. Si vous disposez d'un tel numéro, alors vous devez l'inscrire sur le formulaire de paiement des frais. Vous vous assurerez ainsi que votre requête sera traitée adéquatement.

  15. Q : Qu'entend-on par « numéro de référence du client » sur le formulaire?

    R : Il s'agit d'un numéro interne fourni par votre entreprise. Consultez le Fichier d'aide pour remplir le formulaire de paiement des frais pour plus d'information.

  16. Q : À quoi sert la case « Liste annexée? »

    R : La case « Liste annexée » indique à l'OPIC que vous avez inclus une liste détaillée décrivant le contenu du dossier envoyé à l'OPIC en vue d'un paiement. Consultez le Fichier d'aide pour remplir le formulaire de paiement des frais pour plus d'information.

  17. Q: Est-ce qu'un employé peut saisir son nom, à titre de représentant de son entreprise, à la section 3 (Coordonnées associées au mode de paiement)?

    R : Oui, un employé (p. ex. le commis d'un agent) peut inscrire son nom à la section 3 du formulaire de paiement des frais. Toutefois, certains textes législatifs établissent des restrictions quant aux personnes qui peuvent correspondre avec l'OPIC. Le nom de l'entreprise que représente l'employé devrait donc être clairement mentionné. Veuillez consulter la législation pertinente pour de plus amples renseignements.

  18. Q : Quel nom dois-je employer sur le formulaire?

    R : Inscrivez le nom de la personne associée au mode de paiement utilisé. Cependant, certains textes législatifs établissent des restrictions quant aux personnes qui peuvent correspondre avec l'OPIC. Veuillez consulter les lois applicables pour plus d'information. Veuillez également consulter la réponse à la question précédente.

  19. Q : Doit-on préciser un mode de paiement pour chaque formulaire?

    R : Oui, il faut produire des données financières complètes et exactes concernant le mode de paiement sur le formulaire, sinon il se peut que le paiement ne soit pas traité. Quatre modes de paiement sont acceptés : carte de crédit, compte de dépôt, chèque ou mandat et virement. Veuillez consulter les instructions figurant dans le Formulaire de paiement des frais ainsi que le fichier d'aide pour obtenir des détails sur l'information requise pour traiter le paiement.

    Pour plus d'information concernant les modes de paiement et les pratiques de l'OPIC, consultez les énoncés de pratique suivants :

  20. Q : Est-ce que le numéro d'identification de la carte de crédit est nécessaire pour traiter le formulaire de paiement des frais?

    R : Le numéro d'identification de la carte de crédit (aussi appelé valeur de vérification de la carte ou numéro de sécurité de la carte) est seulement nécessaire pour les cartes de crédit émises à l'étranger. Pour les cartes de crédit émises au Canada, le numéro d'identification de la carte n'est pas nécessaire.

  21. Q : Est-il nécessaire d'inclure un autre mode de paiement à la section 5 du formulaire?

    R : Non. Cette section est laissée à votre discrétion. Vous pouvez la remplir si vous croyez qu'il pourrait être nécessaire de fournir un second mode de paiement pour couvrir la totalité de votre paiement. L'autre mode de paiement se limite toutefois aux cartes de crédit et au compte de dépôt.

  22. Q : Est-ce qu'une signature est nécessaire sur le formulaire de paiement des frais?

    R : Une fois reçu à l'OPIC, le formulaire de paiement des frais sera  muni d'un code à barres avec la date. Aucune signature n'est requise pour le traitement d'un paiement (par carte de crédit ou autre méthode de paiement) si vous utiliser le formulaire de paiement des frais. Une espace vous est réservé afin d'inscrire la date et la signature pour les besoins et procédures internes de votre entreprise.

  23. Q: Comment puis-je m'assurer de couvrir la totalité d'un paiement?

    R : Les clients ne peuvent fournir qu'un seul autre mode de paiement pour couvrir la totalité d'un paiement. Afin de protéger vos données financières, les détails sur l'autre mode de paiement doivent être indiqués sur le formulaire de paiement des frais, à la section 5. Au besoin, l'OPIC tentera de prélever les fonds selon les modes de paiement dans l'ordre dans lequel ils figurent sur le formulaire de paiement des frais. Pour plus d'information concernant les pratiques de paiement de l'OPIC, consultez les énoncés de pratique suivants :

  24. Q : Pouvons-nous intégrer le formulaire de paiement des frais aux systèmes internes de notre entreprise?

    R : Oui, vous pouvez télécharger, copier et sauvegarder le formulaire de paiement des frais dans votre ordinateur. Si vous choisissez de reproduire le formulaire et de l'intégrer à vos systèmes internes, prenez soin de bien reproduire tous les champs. Cela permettra un traitement efficace de vos données et de votre demande.

    Pour un traitement plus rapide, vous pouvez continuer à faire certains paiements en ligne, par l'intermédiaire des services de dépôt électronique de l'OPIC, puisque ces services assurent également la sécurité de vos données financières.

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