Procédures de correspondance

Le 15 mai 2012

Le présent avis remplacera tous les avis antérieurs relatifs aux procédures de correspondance .

Le présent avis fournit une orientation concernant les pratiques et interprétations relatives aux lois pertinentes au sein de l'Office de la propriété intellectuelle du Canada. Toutefois, en cas d'incompatibilité entre cet avis et la législation applicable, c'est celle-ci qu'il faudra suivre.

Aux fins des articles 5 et 54 des Règles sur les brevets, de l'article 3 du Règlement sur les marques de commerce, de l'article 2 du Règlement sur le droit d'auteur, de l'article 3 du Règlement sur les dessins industriels et de l'article 3 du Règlement sur les topographies de circuits intégrés, l'adresse du Bureau des brevets, du Bureau du registraire des marques de commerce, du Bureau du droit d'auteur, de la Section des dessins industriels du Bureau du commissaire aux brevets, et du Bureau du registraire des topographies (ci-après parfois collectivement appelés « OPIC » est la suivante :

Office de la propriété intellectuelle du Canada
Place du Portage I
50, rue Victoria, pièce C-114
Gatineau (Québec) K1A 0C9
La correspondance livrée à l'adresse ci-dessus pendant les heures normales d'ouverture sera réputée reçue le jour de la livraison.

Le formulaire de paiements devrait toujours être présenté comme page couverture et devrait être le seul document soumis à l’OPIC contenant de l’information financière telle que les numéros de carte de crédit crédit.

Téléchargez le formulaire de paiements.

1. Établissements désignés

Aux fins des paragraphes 5(4) et 54(3) des Règles sur les brevets, du paragraphe 3(4) du Règlement sur les marques de commerce, du paragraphe 2(4) du Règlement sur le droit d'auteur, du paragraphe 3(4) du Règlement sur les dessins industriels et du paragraphe 3(4) du Règlement sur les topographies de circuits intégrés, les établissements ou bureaux désignés où peut être livrée en personne la correspondance adressée au commissaire aux brevets, au registraire des marques de commerce, au Bureau du droit d'auteur ou au registraire des topographies sont les suivants :

  1. Industrie Canada
    Édifice C.D. Howe
    235, rue Queen, pièce S-143
    Ottawa (Ontario) K1A 0H5
    Tél. : 613-952-2268

  2. Industrie Canada
    Édifice Sun Life
    1155, rue Metcalfe, bureau 950
    Montréal (Québec) H3B 2V6
    Tél. : 514-496-1797
    Sans frais : 1-888-237-3037

  3. Industrie Canada
    151, rue Yonge, 4e étage
    Toronto (Ontario) M5C 2W7
    Tél. : 416-973-5000

  4. Industrie Canada
    Canada Place
    9700, avenue Jasper, pièce 725
    Edmonton (Alberta) T5J 4C3
    Tél. : 780-495-4782
    Sans frais : 1-800-461-2646

  5. Industrie Canada
    Library Square
    300, rue Georgia Ouest, pièce 2000
    Vancouver (C.-B.) V6B 6E1
    Tél. : 604-666-5000

La correspondance livrée pendant les heures normales d'ouverture à l'un des établissements désignés susmentionnés sera réputée reçue à la date de livraison à cet établissement seulement si l'OPIC est ouvert au public à cette même date. Sinon, elle sera réputée avoir été reçue à la date du jour d'ouverture suivant de l'OPIC. Par exemple, le courrier destiné au Bureau des brevets et livré le 24 juin à l'établissement désigné à Toronto ne se verra pas attribuer cette date de réception puisque l'OPIC est alors fermé au public.

Prendre note que les documents livrés aux adresses énumérées ci-dessus doivent être insérés dans une enveloppe scellée.

2. Service Courrier recommandé de Postes Canada

Aux fins des paragraphes 5(4) et 54(3) des Règles sur les brevets, du paragraphe 3(4) du Règlement sur les marques de commerce, du paragraphe 2(4) du Règlement sur le droit d'auteur, du paragraphe 3(4) du Règlement sur les dessins industriels et du paragraphe 3(4) du Règlement sur les topographies de circuits intégrés, le service Courrier recommandé de Postes Canada est un établissement ou bureau désigné auquel la correspondance adressée au commissaire aux brevets, au Bureau du droit d'auteur ou au registraire des topographies peut être livrée.

La correspondance livrée par l'entremise du service Courrier recommandé de Postes Canada sera réputée reçue à la date estampillée sur l'enveloppe par Postes Canada seulement si l'OPIC est ouvert au public à cette date. Sinon, elle sera réputée avoir été reçue à la date du jour d'ouverture suivant de l'OPIC.

3. Correspondance électronique

Conformément à l'article 8.1 de la Loi sur les brevets et aux fins des paragraphes 5(6), 54(5) et 68(3) des Règles sur les brevets, du paragraphe 3(6) du Règlement sur les marques de commerce, du paragraphe 2(6) du Règlement sur le droit d'auteur, du paragraphe 3(6) du Règlement sur les dessins industriels et du paragraphe 3(6) du Règlement sur les topographies de circuits intégrés, la correspondance adressée au commissaire aux brevets, au registraire des marques de commerce, au Bureau du droit d'auteur ou au registraire des topographies peut être transmise par télécopieur ou encore en ligne sur le site Web de l'OPIC ou à l'aide d'un support électronique et ce, seulement de la manière indiquée dans le présent avis.

Conformément au paragraphe 54(5) des Règles sur les brevets, la demande d'entrée dans la phase nationale d'une demande internationale est la seule correspondance adressée au commissaire qui peut être présentée en ligne ou sur support électronique, à l'exception des demandes et des listages de séquences préparés à l'aide de PCT-EASY ou PCT-SAFE, tel qu'indiqué dans le présent avis. Toute autre correspondance présentée en ligne ou sur support électronique relativement à des demandes internationales qui ne sont pas entrées dans la phase nationale ne sera pas acceptée.

Le paragraphe 3(9) du Règlement sur les marques de commerce prévoit certaines catégories de correspondance auxquelles les dispositions du paragraphe 3(6) ne s'appliquent pas et qui, par conséquent, ne peuvent pas être envoyées par télécopieur ou en ligne.

La correspondance envoyée par télécopieur ou en ligne au commissaire aux brevets, au registraire des marques de commerce, au Bureau du droit d'auteur ou au registraire des topographies tient lieu d'original. Par conséquent, une copie sur support papier ne devrait pas être expédiée.

La correspondance livrée et reçue par voie électronique, y compris par télécopieur, est réputée reçue à l'OPIC le jour même avant minuit, heure locale, lorsque l'OPIC est ouvert au public. Si elle est transmise un jour où l'OPIC est fermé au public, elle est réputée reçue à la date du jour d'ouverture suivant de l'OPIC.

3.1 Correspondance par télécopieur

La correspondance par télécopieur adressée au commissaire aux brevets, au registraire des marques de commerce, au Bureau du droit d'auteur ou au registraire des topographies peut être transmise aux numéros ci-dessous :

  • 819-953-OPIC (6742) ou
  • 819-953-CIPO (2476)

La correspondance par télécopieur qui est transmise à tout autre numéro de télécopieur que ceux qui sont indiqués ci-dessus, y compris ceux d'établissements ou de bureaux désignés, sera réputée non reçue.

Le rapport de transmission électronique que vous recevez après votre envoi par télécopieur constituera votre accusé de réception de l'envoie. La confidentialité du processus de transmission par télécopieur ne peut pas être garantie.

Quand on transmet par télécopieur un document comprenant une demande d'acquittement de frais, il faut clairement indiquer le mode de paiement préféré sur le formulaire de paiements en vue d'assurer un traitement rapide.

Brevets

Les exigences relatives à la présentation des documents énoncées aux articles 69 et 70 des Règles sur les brevets s'appliquent à la correspondance par télécopieur.

3.2 En ligne

La correspondance adressée au commissaire aux brevets, au registraire des marques de commerce, au Bureau du droit d'auteur ou au registraire des topographies peut être transmise par voie électronique sur le site Web de l'OPIC.

Brevets

Aux fins du paragraphe 5(6) des Règles sur les brevets, la correspondance suivante destinée au Bureau des brevets peut être envoyés par voie électronique au moyen du site Web de l'OPIC, notamment par les pages Web suivantes :

Le Canada comme office récepteur au titre du PCT : PCT-SAFE

Conformément à la Règle 89bis du PCT, l'OPIC, à titre d'office récepteur, accepte le dépôt d'une demande internationale préparée à l'aide du logiciel PCT-SAFE fourni par le Bureau international. Le dépôt doit se faire à l'aide du service électronique de dépôt de demandes internationales, appelé dépôt électronique de demande PCT.

Note: La correspondance liée aux demandes internationales PCT ne peut être envoyée par voie électronique à l'OPIC. La correspondance peut être envoyée par courrier, par télécopieur ou remis en mains à l'OPIC ou à un établissement désigné.

Marques de commerce

Aux fins du paragraphe 3(6) du Règlement sur les marques de commerce, la correspondance indiquée ci-dessous qui est adressée au registraire des marques de commerce peut être envoyés par voie électronique au moyen du site Web de l'OPIC, notamment par les pages Web suivantes :

Droits d'auteur

Aux fins du paragraphe 2(6) du Règlement sur le droit d'auteur, la correspondance indiquée ci-dessous qui est adressée au Bureau du droit d'auteur peut être transmise par voie électronique sur le site Web de l'OPIC. Pour ce faire, il faut accéder les pages Web suivantes :

Dessins industriels

Aux fins du paragraphe 3(6) du Règlement sur les dessins industriels, la correspondance indiquée ci-dessous qui est adressée au commissaire aux brevets peut être transmise par voie électronique sur le site Web de l'OPIC. Pour ce faire, il faut accéder les pages Web suivantes :

Topographies de circuits intégrés

Aux fins du paragraphe 3(6) du Règlement sur les topographies de circuits intégrés, la correspondance indiquée ci-dessous qui est adressée au registraire des topographies peut être transmise par voie électronique sur le site Web de l'OPIC. Pour ce faire, il faut accéder la page Web suivante :

3.3 Supports électroniques

Brevets

Le Bureau des brevets acceptera la correspondance transmise à l'aide de divers supports électroniques, tel qu'indiqué ci-dessous. Le support électronique devrait contenir une table des matières et être accompagné d'une lettre explicative, laquelle sera datée par l'OPIC et placée dans le dossier de la demande. Les exigences relatives à la date de dépôt énoncées dans les Règles sur les brevets resteront applicables.

Les parties d'une demande qui sont présentées sur support électronique doivent être logiquement réparties en fichiers de 25 mégaoctets au maximum.

En ce qui concerne les listages des séquences prévus à l'article 111 des Règles sur les brevets, le support électronique doit être distinct de tout support électronique qui peut être déposé et qui contient des parties de la demande elle-même ou des modifications relatives à la demande.

Le Canada comme office récepteur au titre du PCT : PCT-EASY

Conformément à la Règle 89ter du PCT, à titre d'office récepteur l'OPIC accepte que le dépôt d'une demande internationale présentée sur support papier et préparée à l'aide des fonctions PCT-EASY du logiciel PCT-SAFE fourni par le Bureau international soit accompagné d'un support électronique contenant une copie sous forme électronique des données figurant dans la demande et l'abrégé. À cette fin, l'office récepteur canadien acceptera tout support électronique indiqué à l'Annexe F des Instructions administratives du PCT.

Le Canada comme office récepteur au titre du PCT : Dépôt électronique des listages de séquences

Conformément aux Règles 89bis et 89ter du PCT et à la Partie 7 des Instructions administratives du PCT, lorsqu'une demande internationale contient la divulgation d'un ou de plusieurs listages des séquences de nucléotides et/ou d'acides aminés, à titre d'office récepteur l'OPIC accepte le dépôt de la partie de la description contenant les listages des séquences et/ou de tout tableau relatif aux listages des séquences et ce, à la discrétion du requérant :

  • seulement sous forme électronique et sur support électronique, conformément à l'article 702 de la Partie 7 des Instructions administratives du PCT, ou
  • sur support papier et sur support électronique sous forme électronique, conformément à l'article 702 de la Partie 7 des Instructions administratives du PCT,

à condition que les autres éléments de la demande internationale soient déposés conformément aux dispositions du PCT.

Dans une demande internationale déposée sous forme électronique, la partie qui contient le listage des séquences et les tableaux connexes seront conformes aux dispositions pertinentes de l'Annexe C et de l'Annexe C-bis des Instructions administratives du PCT, respectivement.

À cette fin, l'office récepteur canadien acceptera tout support électronique prévu à l'Annexe F des Instructions administratives du PCT. Lorsque le listage des séquences et les tableaux sont déposés sous forme électronique, ils le seront sur des supports électroniques distincts ne contenant pas d'autres programmes ni fichiers.

Aux fins du traitement de la demande internationale, l'office récepteur canadien exige deux (2) copies supplémentaires du support électronique contenant le listage de séquences et/ou les tableaux sous forme électronique, accompagnées d'une déclaration indiquant que le listage des séquences et/ou les tableaux contenus dans les copies sont identiques à ceux qui ont été déposés sous forme électronique.

On trouvera à l'article 7 des Instructions administratives du PCT des détails supplémentaires sur le dépôt de listages des séquences et/ou de tableaux sous forme électronique, notamment sur l'étiquetage des supports électroniques et le calcul de la taxe de dépôt internationale.

Supports électroniques acceptés par le Bureau des brevets

Le Bureau de brevets acceptera des disquettes 3,5 pouces, CD-ROM, CD-R, DVD, DVD-R et tout format spécifié à l'Annexe F des Instructions administratives du PCT.

Le support électronique doit aussi être exempt de tout ver, virus ou autre contenu malveillant. Les fichiers ayant un contenu malveillant seront effacés.

4. Précisions concernant les formats électroniques acceptés

Brevets

Conformément à l'article 8.1 de la Loi sur les brevets et aux fins des paragraphes 5(6), 54(5) et 68(3) des Règles sur les brevets, les formats de fichiers acceptables pour les documents présentés par voie électronique sur le site Web ou sur support électronique sont les formats TIFF et PDF. Pour qu'une date de correspondance soit attribuée, le Bureau acceptera des documents initialement déposés dans d'autres formats à condition qu'ils soient consultables à l'aide du logiciel « Stellent Quick View Plus 8.0.0 ». Dans de tels cas, le Bureau exigera le remplacement des documents par des fichiers en format PDF ou TIFF, ainsi qu'une déclaration indiquant que ces fichiers sont identiques aux documents initialement déposés.

Les listages des séquences peuvent être initialement déposés sous forme de fichiers TIFF, PDF ou ASCII. Toutefois, afin de compléter la demande, conformément à l'article 94 des Règles sur les brevets, un listage des séquences en format ASCII conforme à la Norme PCT de listage des séquences devra être présenté. L'OPIC encourage donc les demandeurs à déposer les listages de séquences en format ASCII dès le départ.

Le cas échéant, le Bureau des brevets acceptera des fichiers en format TIFF, PDF et ASCII s'ils sont conformes aux spécifications suivantes :

Format TIFF

  • TIFF CCITT Groupe 4, une ou plusieurs pages, noir et blanc
  • Résolution : 300 ou 400 ppp
  • Les dimensions des images balayées par scanner ou mémorisées doivent être compatibles avec celles qui sont requises pour les papiers, soit 8 1/2 po par 11 po ou A4.

Format PDF

  • Compatible avec Adobe Portable Document Format Version 1.4
  • Texte non comprimé, pour faciliter la recherche
  • Texte non chiffré
  • Pas d'objets OLE incorporés
  • Toutes les polices de caractère doivent être incorporées et leur distribution doit être autorisée.

ASCII

  • Le texte sera encodé à l'aide des pages de codes IBM 437 ou IBM 932 ou d'une page de codes compatible.

Dessins industriels

Aux fins des paragraphes 3(6) et 12(3) du Règlement sur les dessins industriels, les formats de fichiers acceptables pour les documents présentés électroniquement par le site Web sont : TIFF, JPEG, WPD et DOC. Pour qu'une date de correspondance soit attribuée, le Bureau acceptera des documents initialement déposés dans d'autres formats, à condition qu'ils soient consultables à l'aide du logiciel « Stellent Quick View Plus 8.0.0 ».Dans de tels cas, le Bureau exigera le remplacement des documents par des fichiers présentés dans un des formats acceptables, ainsi qu'une déclaration indiquant que ces fichiers sont identiques aux documents déposés à l'origine.

Nous encourageons fortement les clients à respecter les spécifications suivantes lorsqu'ils déposent des images par voie électronique :

Format TIFF :

  • TIFF CCITT Groupe 4, une ou plusieurs pages, noir et blanc
  • Les dimensions des images balayées par scanner ou mémorisées doivent être compatibles avec celles qui sont requises pour les papiers, soit 8 1/2 po par 11 po
  • Résolution : 300 ppp

Photographies en format JPEG :

  • Compression JPEG, échelle de gris de 8 bits (256 tons de gris)
  • Les dimensions des images balayées par scanner ou mémorisées doivent être compatibles avec celles qui sont requises pour les papiers, soit 8 1/2 po par 11 po
  • Résolution : 300 ppp

Pour toutes les images soumises dans différents formats, le bureau peut imprimer les images et les balayer par scanner ou les convertir dans les formats recommandés avant leur chargement dans la base de données.

5. Renseignements généraux

On pourra obtenir des renseignements généraux en communiquant avec le Centre de services à la clientèle de l'OPIC.